Project多个项目如何调用共享资源库

Project 2021-06-25 20:56:28

Project Server或者Project Online版本是可以联机的，从而实现团队的协作功能。但其实绝大部分Project用户使用的都是Project Professional专业版，也可以理解为单机版软件。

那么在单机版软件中，能否实现多个项目同时调用公司里的共有资源呢？

也是可以间接实现的，我们来演示一下。

首先我们创建一个共享资源库的文件，随便给这个文件取个名字，比如叫做“共享资源库”吧。在这个文件中，我们不创建任何任务，只在【资源工作表】中创建公司项目中可能会用到的资源。

这里只是演示一下，我们就简单地创建2个资源吧，比如项目经理和设计师，我们也不改它的默认数量了，都是100%，如图1所示。

【注意】暂时不要关闭这个共享资源库的文件。

图1

然后我们再创建一个新的项目文件，比如叫做“项目1”。在这个项目文件中，我们随便创建几个任务A、B、C，设置一下关联关系，并输入工期，这个不是本文的重点，所以随便设置即可，如图2所示。

「Project教程」多个项目调用共享资源库

图2

然后在“项目1”文件中，点击【资源】主菜单下的【资源库】-【共享资源】，如图3所示。

「Project教程」多个项目调用共享资源库

图3

接下来会弹出一个窗口，如图4所示，选择第二个选项【使用资源（需要至少一个开放的资源库）】。由于之前创建的文件“共享资源库”是打开的状态，所以在下图中的【来自】下拉菜单中就可以看到【共享资源库】这个文件名称，我们点击确定。

「Project教程」多个项目调用共享资源库

图4

然后我们在“项目1”文件中，同时选中任务A和B，然后点击【资源】主菜单下的【分配资源】，那么会弹出如图5所示的窗口。注意，我们并未在本文件“项目1”中创建任何资源，但是在弹出的【分配资源】窗口中却出现了两个资源名称：设计师、项目经理。这些资源来自哪里呢？就是来自于上一步操作创建的“资源库”。

然后我们给任务A和B分配资源“设计师”。

「Project教程」多个项目调用共享资源库

图5

此时，我们再创建一个新的项目文件，比如叫做“项目2”，然后随机创建几个任务，比如任务D、E、F，随便设置关联关系以及输入工期，如图6所示。

图6

然后按照类似于图3所示的操作方式，为项目文件“项目2”设置资源库，如图7所示。

图7

接下来为项目2中的任务D和E分配资源共享资源库中的资源“设计师”，如图8所示。仔细看的话，会发现任务D和E在【标记】列中出现了红色小人的图标，代表有资源过度分配，或者资源冲突。

图8

而如果我们再返回项目文件“项目1”，也会发现任务A和任务B前面也出现了红色小人的图标，如图9所示。

「Project教程」多个项目调用共享资源库

图9

为什么会出现资源过度分配（红色小人）的提示呢？

目前我们有3个项目文件：

我们现在随便找其中一个文件，比如说“项目2”吧，然后切换到【资源图表】视图中，如图10所示，会发现，这个资源“设计师”在1月21日到1月24日出现了过度分配，最大单位或者说最大的可用数量为100%，而目前实际分配的工作量已经是200%了。

图10

这是什么原因呢？就是因为“项目1”中的任务A和任务B与“项目2”中的任务D和任务E都在调用同一个资源“设计师”，那么在重叠的时间段就可能会出现资源冲突了。

我们再切换到另外一个视图【资源使用状况】，如图11所示，设计师这个资源是红色的，因为它有过度分配的任务，如图所示，在1月20日到1月24日，它每天分配的工作量是16个小时，分别来自于A、B、D、E这几个任务。

图11

我们也可以在左侧的工作表区域中插入一列【项目】，如图12所示，这样我们就可以看到任务A、B、D、E分别来自于哪个项目文件了。

图12

在关闭以上其中任何一个文件时，它会提示你要不要同时保存到其他文件中，点击“是”就可以。这样的话，基本上就能让大家了解，多个不同的项目如何调用共同的资源库了。

在实际操作中，如果这几个项目文件都是你自己来管理，那么在自己的电脑上来创建和维护就可以了。如果不同的项目文件由不同的项目经理维护，那么建议大家把这些文件都放在一个统一的公共盘文件夹中，这样大家还是可以调用共同的资源库文件中的资源。